在 ERP 中，处理采购退货的核心逻辑是使用 “负数数量” 或者勾选 “是退货 (Is Return)” 选项。

针对你的场景：采购 100 米底布，单价 1 元，需退货 5 米。根据物资流（库存）和资金流（发票/付款）的进度不同，操作方式有所区别。

以下是针对四种不同场景的具体操作步骤：

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1. 场景一：未入库 (Goods Not Received)

状态： 只有采购订单 (Purchase Order)，货物还没做入库单 (Purchase Receipt)，或者货到了正在清点。

• 操作逻辑： 既然还没正式入库，就不存在“退货”操作，而是“拒收”或“少收”。
• 操作步骤：
  • 方法 A（修改订单）： 如果采购订单 (Purchase Order) 尚未提交，直接将数量改为 95。如果已提交，点击 取消 (Cancel) 并 修订 (Amend)，将数量改为 95 后重新提交。
  • 方法 B（收货时少收）： 在创建 采购入库单 (Purchase Receipt) 时，直接将接收数量录入为 95；再根据采购入库单创建发票 95；当采购订单显示为待入库与待开票，可以直接

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2. 场景二：已入库，未开票 (Received, Not Billed)

状态： 已经提交了采购入库单 (Purchase Receipt)，库存增加了 100，但还没有创建采购发票 (Purchase Invoice)。

• 操作逻辑： 库存需要减少 5，财务上暂估的应付账款需要冲销。
• 核心单据： 采购入库退货 (Purchase Return)。
• 操作步骤：
  1. 打开原有的 采购入库单 (Purchase Receipt)。
  2. 点击右上角的 “创建 (Create)” -> “退货 (Return)”。
  3. 系统会生成一个新的入库单，“是退货 (Is Return)” 已经被自动勾选。
  4. 在商品明细行中，将数量修改为 5（系统会自动显示为负数或红字，表示退出的数量）。
  5. 保存并提交。
• 结果： 库存减少 5 米，待开票金额减少 5 元。

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3. 场景三：已入库，已开票，未付款 (Received, Billed, Not Paid)

状态： 已经提交了采购发票 (Purchase Invoice)，系统里欠供应商 100 元，但还没打款。

• 操作逻辑： 需要减少库存，同时减少应付账款（原本欠 100，现在应该只欠 95）。
• 核心单据： 借项通知单 (Debit Note) —— 即“采购发票退货”。
• 操作步骤：
  1. 打开原有的 采购发票 (Purchase Invoice)。
  2. 点击右上角的 “创建 (Create)” -> “退货 / 借项通知单 (Return / Debit Note)”。
  3. 系统生成一张新的采购发票，“是退货 (Is Return)” 已勾选。
  4. 关键点： 检查 “更新库存 (Update Stock)” 选项：
     • 如果勾选： 这张发票会同时减少库存（退货）并减少应付账款。（最简便方法）
     • 如果不勾选： 说明你已经先做过“场景二”里的收货退货了，这张单只用来冲销财务账。
  5. 将数量改为 5。
  6. 保存并提交。
• 结果： 供应商的应付余额变为 95 元。下次付款时直接付 95 即可。

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4. 场景四：已入库，已开票，已付款 (Received, Billed, Paid)

状态： 流程已全部走完，供应商已经收到了 100 元。

• 操作逻辑： 同样需要做“借项通知单”来冲库存和账单。此时供应商账目会变成“负数”（即供应商欠你 5 元）。你需要决定是要回现金，还是留作下次抵扣。

• 第一步：创建退货发票（同场景三）

  1. 打开原 采购发票 -> 创建 -> 退货 / 借项通知单。
  2. 勾选 “更新库存”，数量设为 5，提交。
  3. 此时：系统显示供应商欠你 5 元（借方余额）。

• 第二步：处理资金（二选一）

  • 情况 A：供应商直接退钱给你 (Refund)

    1. 打开刚才创建的 借项通知单 (Debit Note)。
    2. 点击 “创建” -> “付款 (Payment)”。
    3. 付款类型选 “收到 (Receive)”，金额 5 元。这表示现金回流。

  • 情况 B：留作下次抵扣 (Credit for future use)

    1. 什么都不用做。
    2. 系统里该供应商会有 5 元的余额。
    3. 下次采购 200 元时，在做付款单时，系统会自动提示有 5 元余额，你只需要付 195 元，并把这笔退货单关联进去抵消即可。

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总结对比表

场景	当前状态	核心操作单据	关键动作	财务影响
未入库	只有 PO	修改本次入库单	收货时数量填 95	仅产生 95 元的待开票金额
已入库，未开票	PR 已提交	采购入库单 (退货)	原单点“创建 -> 退货”	库存减少，暂估应付减少
已入库，已开票	PI 已提交	借项通知单 (Debit Note)	原单点“创建 -> 退货”<br>(务必勾选"更新库存")	库存减少，应付账款减少
已入库，已付款	PE 已提交	借项通知单 + 收款/抵扣	1. 做借项通知单<br>2. 以后抵扣或做收款单	库存减少，产生供应商预付/负债余额

专家提示： 在 ERP 中，最推荐的路径是找到当前流程最末端的单据进行“创建 -> 退货”操作，这样系统会自动关联所有上游单据，保证数据链条完整。