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在 ERP 中，针对 “已付款、已入库、但发现短缺、且后续仍有业务往来”的情况，最标准、合规的操作方式是创建一个带库存更新的借记单（Debit Note / Purchase Invoice Return）。

1. 举例子说明 ​

场景假设： 我们采购了一批物料，单价为 7.5 元。原单据显示已全额支付（Paid）且货物已全部入库。 但在后续检查中发现短少 3 个单位（如米/个）。经与供应商协商，因后续仍有合作，这笔款项暂不退回现金，而是作为信用额度（Credit）记在账上，用于抵扣下次货款。

下图展示了原始的 Purchase Invoice，可以看到状态为 Paid，表明已完成付款： 1765676191649

操作完成后，系统生成了如下的 Debit Note（借记单/退款发票）。 请注意红框部分，Quantity（数量）变更为 -3，Grand Total（总金额）变更为 -22.5，表示供应商欠我们 22.5 元： 1765676349029

2. 为什么选择这种方式？ ​

这种方式可以一次性解决两个问题：

  1. 库存问题：扣减多入库的 3 个库存。
  2. 财务问题：在供应商账上形成一笔“预付款/信用额度”，用于抵扣下一次采购款。

以下是具体操作步骤：

3. 核心步骤：创建借记单 (Debit Note) ​

由于你已经创建了采购发票（Purchase Invoice），我们直接从发票发起退款逻辑（虽然货物实际上没退，但在系统逻辑上是把多入的账和货“退”回去）。

  1. 找到原采购发票：

    • 进入 Purchase Invoice（采购发票）列表，打开那张已经支付的原始发票。

  2. 创建退款/借记单：

    • 点击右上角的 Create（创建）按钮。
    • 选择 Return / Debit Note（退款 / 借记单）。 1765698764291

  3. 编辑借记单详情：

    • 系统会加载一张新的采购发票，其中 "Is Return"（是退款）会自动勾选。

    • 关键点：务必勾选 "Update Stock"（更新库存），务必在收货仓库输入正确的仓库，以便扣减库存。

      • 解释：勾选此项后，提交单据时系统会自动减少仓库里的 3 个库存。如果不勾选，你还需要单独去处理库存，会很麻烦。

    • 调整数量：

      • 删除其他没问题的行，只保留有问题的那个物料。
      • 将数量（Qty）修改为 -3。
      • 确保价格是 7.5（系统通常会自动带出原价）。

    • 此时，发票的总金额应该是负数或红字显示（例如 -22.5 元）。 1765697897114

      • 消息窗口说明（不用管，以下是说明)：

        • “因勾选了更新库存，系统自动将物料明细第 1 行的费用科目 220202 - 应付账款-暂估库存 - 汇 修改为库存科目 1412 - 包装物 - 汇”
          • 正常情况 ：在普通的采购发票中，如果你是“先收货后开票”，系统默认会去冲销“暂估库存（Goods Received Not Billed）”这个中间科目（即 220202）。
          • 你现在的情况：你在做退货（Debit Note）且勾选了 “更新库存（Update Stock）”。这意味着你不仅要退钱，还要直接从仓库里把货扣掉。
          • 系统做了什么：系统检测到你要动库存，所以它很聪明地帮你把科目从“暂估科目”改成了真正的**“库存资产科目”**（即 1412）。
        • "We can see Debit Note is made against PI-251128-02. If you want PI-251128-02's outstanding to be updated, uncheck '更新本单未付金额' checkbox..."
          • *系统识别出这张退货单是基于之前的发票 PI-251128-02 创建的。*
          • 它在提示你关于“这笔退款怎么算”的逻辑：
            • *默认情况（勾选了更新本单未付金额）：这张退货单会生成一笔独立的负数余额*（即供应商欠你的钱）。这正是你想要的，因为你之前的发票已经全额支付了。
            • *提示建议：它只是告诉你，如果你不想生成独立余额，想直接修改原单据的欠款数字，可以取消勾选（但在你的场景下，原单已付清，保持默认即可）。*

    • 保存后，草稿状态。 1765698005990

      • 重要选项的含义
        • 更新本单未付金额：勾选，系统会生成一笔负数的未结清金额（即供应商欠你的钱）。这笔钱会挂在供应商账上，你可以在以后付款时用来抵扣，或者让供应商退现金给你。
        • 更新采购订单开票金额：勾选，系统会更新采购订单的开票金额，如果不需要供应商发货，可以不勾选。如果不需要再开发票，可以直接打开采购入库单，状态改为关闭即可
        • 更新采购入库开票金额：勾选，系统会更新采购入库的开票金额，如果不需要再开票，可以不勾选。如果不需要再开发票，可以直接打开采购入库单，状态改为关闭即可
        • 更新库存：勾选，系统会更新仓库的库存。
          • 注意，如果采购发票基于采购入库做的发票，需要在采购入库单上做退货，此处退款不需要选更新库存。

  4. 保存并提交 (Submit)：

    • 提交后，系统会发生以下变化：
      • 库存层面：仓库数量减少 3 个。
      • 会计层面：
        • 供应商的应付账款减少（借方）。
        • 库存资产科目减少（贷方）。
    • 因为你之前已经全额付款了，现在供应商的账户余额在 ERP 里会显示为负数（或者显示你有未分配的 Advance/Debit Note），意味着供应商欠你 22.5 元。
    • 提交后状态 1765698040180

4. 会计凭证 ​

  • 产生的会计凭证如何 1765698940357

5. 后续资金如何处理？（因为还在做生意） ​

既然还在跟供应商做生意，这 22.5 元通常不需要让供应商退现金回来，而是作为**信用额度（Credit）**留着下次用。

场景：下一次采购时如何抵扣？

当你下一次向该供应商采购并创建新的 Purchase Invoice（采购发票） 时：

  1. 创建新发票，金额假设是 1000 元。
  2. 保存发票，但在**支付（Payment Entry）**之前（或者在 Payment Entry 界面中）：
  3. 系统通常会提示该供应商有未结清的 Negative Outstanding（负未结清款项）或借记单。
  4. 在做 Payment Entry（付款分录） 时：
    • 在表格里，你会看到新的发票（1000 元）。
    • 点击“获取未结清发票”或手动添加行，把之前那张 借记单（Debit Note） 选进来（金额是 -22.5 元）。
    • 系统会自动计算：1000 + (-22.5) = 977.5 元。
    • 你实际只需要支付 977.5 元给供应商。

6. 总结 ​

  • 操作方法：原采购发票 -> Create Return/Debit Note -> 勾选 Update Stock -> 修改数量为 3 -> 提交。
  • 结果：库存平了，供应商账上多了一笔 22.5 元的余额，下次付钱时少付 22.5 元即可。

这是 ERP 中最标准、且数据链条最完整的处理方式。

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